Opowiem Ci jak dzięki jednemu prostemu pytaniu możesz:

• pozyskać ludzi do projektu,
• zbudować zaangażowanie i poczucie odpowiedzialności za realizację zadań w projekcie

Kiedyś mój znajomy, właściciel agencji marketingowej poprosił mnie o pomoc w realizacji projektu, który polegał na zbudowaniu nowej rozbudowanej strony www dla ich najważniejszego klienta.

W ramach tego projektu, oprócz tworzenia nowych treści trzeba było także przenieść część treści ze starej strony, przy okazji niektóre z nich tłumacząc na angielski. Żeby można było zaplanować, wycenić a potem wykonać to zadanie należało wcześniej zinwentaryzować te treści – zrobić prostą tabelę w excelu z listą wszystkich treści z informacją które przenosimy, które nie i które trzeba dodatkowo przetłumaczyć.

Na spotkaniu na którym planowaliśmy prace i dzieliliśmy się zadaniami nikt nie chciał podjąć się realizacji tego zadania. Nie dlatego, że była to praca trudna, ale raczej dla tego, że była nudna i żmudna, a tego ludzie w marketingu tego typu prac nie lubią najbardziej.

Wtedy szef firmy wyznaczył do tego zadania Wojtka. Zrobił to dość arbitralnie. Nie pytał Wojtka o zdanie, nawet chyba nie do Wojtka kierował komunikat. Powiedział do mnie, że “zrobi to Wojtek” i wyszedł. Zapadła decyzja i nieco niezręczna cisza.

Byłeś kiedyś w takiej sytuacji? Zastanawiałeś się co wtedy powinieneś zrobić jako kierownik projektu?

Jeszcze raz, pomimo decyzji szefa zadałem pytanie:
“kto się podejmie realizacji tego zadania”
i … znowu zapadała niezręczna cisza.

Może zastanawiasz się dlaczego to zrobiłem?

Sytuacja w jakiej się znalazłem była specyficzna – klient, dla którego realizowana była nowa strona żądał przygotowania harmonogramu projektu w ciągu kliku dni. Projekt toczył się od pewnego czasu, nikt nie potrafił przygotować harmonogramu, a cierpliwość klienta się kończyła – dlatego zostałem poproszony o pomoc.

Byłem w firmie znajomego pierwszy dzień i nikogo tam nie znałem. Nie mogłem wyznaczyć ludzi do zadań na podstawie wiedzy o ich kompetencjach i doświadczeniu – po prostu nie wiedziałem kto co do tej pory robił, co potrafi. Dlatego przyjąłem strategię rekrutacji na ochotnika – opisywałem zadanie i pytałem kto się go podejmie.

Wojtek był wtedy w firmie “chłopcem od wszystkiego”. Powierzano mu najprostsze i najmniej wdzięczne zadania. Stąd taki, a nie inny wybór szefa. Z jakiegoś jednak powodu Wojtek nie chciał się podjąć realizacji tego zadania. Szef wchodził do naszej sali konferencyjnej jeszcze trzy razy i za każdym razem coraz bardziej podniesionym głosem mówił do mnie, że “Wojtek to zrobi”. Za ostatnim razem powiedział w końcu to do Wojtka: “masz to zrobić”. Wojtek zrezygnowany wzruszył ramionami i powiedział coś w stylu “no .. OK”.

Nie wyglądało to na rekrutację ochotnika – prawda?

Dzięki temu, że zapytałem zespół kto się tego podejmie (nie pytałem Wojtka tylko grupę) i nikt, w szczególności Wojtek się nie zgłosił wiedziałem, że z jakiegoś powodu Wojtek nie chce albo nie jest gotowy, żeby podjąć się realizacji tego zadania.

Po krótkiej rozmowie z Wojtkiem dowiedziałem się, że nigdy nie brał udziału w takim projekcie i nigdy niczego nie inwentaryzował, więc nie miał bladego pojęcia co jest do zrobienia – nie potrafił sobie wyobrazić co jest do zrobienia na podstawie mojego bardzo krótkiego opisu “no wiesz – prosta tabela w excleu – kilka kolumn – nic trudnego”

Nie wiedział jak to zrobić, więc nie chciał podjąć się zadania, nawet w obliczu presji ze strony szefa, co wbrew pozorom świadczyło o jego zaangażowaniu i wysokim poczuciu odpowiedzialności. Kiedy w rozmowie jeden na jeden mi o tym powiedział, zapewniłem go, że pokażę mu jak to zrobić, dam szablon excela do wypełnienia i będę w każdej chwili do pomocy, jeśli czegoś nie będzie wiedział.

To dało mu poczucie bezpieczeństwa – bardzo chętnie podjął się tego zadania i świetnie je wykonał, przy czym okazało się że potrafi i bardzo chce być samodzielny.

Przez kilka lat współpracy Wojtek z “chłopca od wszystkiego” stał się samodzielnym i skutecznym kierownikiem projektów. Teraz Wojtek jest Product Managerem w Wirtualnej Polsce.

Mnie ta historia nauczyła jednego – nie zlecam zadań, nie wyznaczam ludzi do zadań – szukam ochotników i oferuję im wsparcie jeśli tego potrzebują. Dzięki temu mam w projekcie zaangażowany zespół z wysokim morale i poczuciem odpowiedzialności, czego i Tobie życzę 🙂