Optymalizacja kosztów drukowania, kopiowania i skanowania PDF Drukuj Email

Nasz Klient, po dwóch nieskutecznych podejściach do realizacji kompleksowego projektu optymalizacji kosztów drukowania, kopiowania i skanowania, zgłosił się do nas z prośbą o wsparcie w zaprojektowaniu, zaplanowaniu i zarządzaniu wdrożeniem całego przedsięwzięcia.
Projekt dotyczył ok 2500 wykorzystywanych urządzeń rozmieszczonych w 200 lokalizacjach Klienta na terenie całego kraju.

Do zadań K2 Consulting należało:

  • Zaplanowanie projektu optymalizacji kosztów drukowania, skanowania, kopiowania i faksowania.
  • Zinwentaryzowanie aktualnie wykorzystywanych urządzeń drukujących, skanujących, kopiujących i faksujących.
  • Zinwentaryzowanie realnych potrzeb dot. funkcjonalności oraz wymaganej wydajności urządzeń.
  • Opracowanie business case przedsięwzięcia i na tej podstawie zarekomendowanie rozwiązania docelowego.
  • Przygotowanie wymagań merytorycznych do przetargu na wybór dostawcy rozwiązania docelowego.
  • Zatwierdzenie z jednostkami organizacyjnymi (użytkownikami docelowymi) rozwiązania docelowego.
  • Uzyskanie zgody w organizacji na realizację projektu (zgoda IT oraz dep. biznesowych, a następnie Zarządu)
  • Opracowanie i wdrożenie procedur obsługi serwisowej, zmiany zakresu usług oraz planu szkolenia opiekunów urządzeń.
  • Zarządzanie wdrożeniem zmian, w tym wdrożeniem pilotażowym urządzeń, wymiany urządzeń oraz wraz z kierownikiem IT projektu: wdrożeniem systemu monitorowania stanu urządzeń oraz zliczania kosztów wydruków w podziale na jednostki organizacyjne, integracji miedzy systemami helpdesk Klienta i Dostawcy rozwiązania.
  • Wsparcie w powdrożeniowym zarządzaniu kontraktem z Dostawcą rozwiązania.

W wyniku realizacji projektu:

  • Zredukowano koszt drukowania, kopiowania i skanowania o ok. 25-30%.
  • Zredukowano liczbę wykorzystywanych urządzeń z ok. 2500 do ok. 1100.
  • Zredukowaną liczbę wykorzystywanych modeli w organizacji z ok. 300 do 5.
  • Poprawiono SLA na: obsługę serwisową z 7 dni do 24h w placówkach terenowych oraz 4-8h w centralach Klienta. Przeniesiono zadanie uzupełniania tonerów z użytkownika biznesowego na Dostawcę, z SLA dostępności tonerów równym 0h.
  • Wdrożono monitorowanie i dystrybucję kosztów wydruku w podziale na jednostki organizacyjne.
  • Wdrożono system zdalnego monitoringu stanu wszystkich urządzeń oraz śledzenia ich obciążenia.
  • Wdrożono proces zarządzania efektywnym wykorzystaniem urządzeń.

Aktualnie minęły 3 lata od zakończenia wdrożenia. Cele finansowe są osiągane, środowisko druku i skanowania jest stabilne i funkcjonuje zgodnie z oczekiwaniami. W międzyczasie przechodziło zmiany wersji oprogramowania, rozbudowę o dodatkowe funkcjonalności skanowania (OCR, poprawa jakości wybranych rodzajów dokumentów), integrację z repozytorium skanów dokumentów Klienta oraz dalsze rozszerzenia zakresu usługi druku i skanowania o lokalizacje i jednostki organizacyjne Spółek Grupy Klienta.

 
, 1) == 0)?